Forretningsorden

Forretningsorden for Foreningen Jurafonden af 2009 til minde om Vilhelm Buhl (“Jurafonden”)

 

Jurafondens bestyrelse har fastsat følgende forretningsorden.

 

1. Konstituering

1.1                     Bestyrelsen konstituerer sig årligt på det første bestyrelsesmøde efter Jurafondens ordinære generalforsamling.

1.2                     Ved konstitueringen skal bestyrelsen iblandt sine medlemmer vælge en formand og en kasserer. Kassereren skal fungere i formandens sted ved formandens forfald.

2. Retningslinjer for afholdelse af bestyrelsesmøder

2.1                     Formanden organiserer, indkalder og leder bestyrelsesmøderne for at sikre effektiviteten i bestyrelsens arbejde og skabe de bedst mulige forudsætninger for bestyrelsesmedlemmernes arbejde enkeltvis og samlet.

2.2                     På det første bestyrelsesmøde efter Jurafondens ordinære generalforsamling fastlægger bestyrelsen en mødeplan for året. Normalt holder bestyrelsen møder fire gange årligt.

2.3                     Bestyrelsesmøder afholdes som fysiske møder. Bestyrelsesmøder kan undtagelsesvist afholdes ved anvendelse af elektroniske medier, i det omfang dette ikke er uforeneligt med Jurafondens vedtægter og bestyrelsens arbejde. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid forlange, at der finder en mundtlig drøftelse sted, eller at et bestyrelsesmøde afholdes som fysisk møde.

3. Indkaldelse og dagsorden for bestyrelsesmøder

3.1                     Formanden indkalder skriftligt til bestyrelsesmøderne. Indkaldelsen, dagsordenen og eventuelt tilhørende materiale vedrørende de enkelte dagsordenspunkter skal så vidt muligt være bestyrelsesmedlemmerne i hænde senest én uge før mødets afholdelse. Varslet kan afkortes af formanden, når særlige forhold gør det nødvendigt.

3.2                     Dagsordenen for bestyrelsens møder skal mindst indeholde følgende punkter:

1)      Valg af ordstyrer

2)      Valg af referent

3)      Godkendelse af seneste referat

4)      Økonomi

5)      Behandling af ansøgninger

6)      Kommende aktiviteter

7)      Næste bestyrelsesmøde

8)      Eventuelt

3.3                     På det bestyrelsesmøde, hvor årsregnskabet behandles, skal dagsordenen som minimum suppleres med følgende punkt:

–    Gennemgang og godkendelse af årsregnskab og beretning

3.4                     Bestyrelsen kan på sine møder behandle punkter, som ikke har været optaget i indkaldelsens dagsorden, forudsat at 2/3 af bestyrelsens medlemmer får mulighed for at deltage i behandlingen.

4. Bestyrelsens beslutninger

4.1                     Bestyrelsen følger reglerne om beslutningsdygtighed, som findes i § 6 i Jurafondens vedtægter.

4.2                     I særlige tilfælde, hvor beslutning om et forhold ikke kan vente til næste bestyrelsesmøde, kan bestyrelsen behandle og træffe beslutning om forholdet på skriftligt grundlag eller ved afholdelse af telefonmøde.

4.3                     Formanden kan, uden at iagttage reglerne om beslutningsdygtighed, træffe beslutning om uopsættelige forhold. I så fald skal bestyrelsen informeres herom hurtigst muligt, ligesom formandens beslutning skal drøftes på det næstkommende bestyrelsesmøde.

5. Referat af bestyrelsesmøder

5.1                     Formanden sørger for, at der føres referat over bestyrelsens forhandlinger og beslutninger.

5.2                     Referatet skal som minimum indeholde en angivelse af de deltagende bestyrelsesmedlemmer samt dagsordenen med de tilhørende beslutninger for hvert enkelt punkt hertil.

5.3                     Formanden udsender referatet til bestyrelsen senest 10 dage efter afholdelse af bestyrelsesmødet.

5.4                     Hvert referat godkendes mundtligt af de på det næstkommende bestyrelsesmøde tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Hvis et bestyrelsesmedlem ikke kan godkende det seneste referat, har vedkommende ret til at få sin mening indført i det pågældende referat.

5.5                     Formanden sørger for, at referater af bestyrelsens møder til enhver tid er tilgængelige for bestyrelsesmedlemmerne.

6. Bestyrelsesmedlemmers habilitet

6.1                     Hvis et bestyrelsesmedlem er inhabilt i forhold til et emne, må vedkommende ikke afgive stemme, deltage i afstemningen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af det pågældende emne.

6.2                     Et bestyrelsesmedlem er inhabilt, hvis der foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed i forhold til det pågældende emne.

6.3                     Ved bestyrelsens behandling af ansøgninger om økonomisk støtte til studieophold i udlandet, jf. § 2, stk. 1, litra b, i Jurafondens vedtægter, skal bestyrelsen være særlig opmærksom på risikoen for inhabilitet.

7. Bestyrelsesmedlemmers tavshedspligt

7.1                     Bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt med hensyn til det, de erfarer i deres egenskab af medlemmer af bestyrelsen, medmindre der er tale om allerede offentliggjorte forhold eller forhold, som af bestyrelsen er bestemt til eller af andre grunde er genstand for umiddelbar offentliggørelse.

7.2                     Skriftligt materiale, som udleveres i forbindelse med bestyrelsesmøder, skal behandles strengt fortroligt. Hvert enkelt bestyrelsesmedlem er ansvarlig for, at dette materiale ikke kommer udenforstående i hænde.

7.3                     Fratræder et bestyrelsesmedlem, skal medlemmet efter formandens påkrav tilbagelevere og/eller slette alt fortroligt materiale, som medlemmet måtte være i besiddelse af i sin egenskab af bestyrelsesmedlem.

8. Bestyrelsens opgaver

8.1                     Bestyrelsen skal iagttage, at Jurafondens vedtægter til enhver tid overholdes. Bestyrelsen skal herunder varetage Jurafondens formål som almennyttig forening med fokus på fremme af studiemiljøet ved Det Juridiske Fakultet på Københavns Universitet.

8.2                     Hvert bestyrelsesmedlem er ansvarlig for en tilfredsstillende varetagelse af den post, som bestyrelsesmedlemmet bestrider i henhold Jurafondens konstituering nævnt i pkt. 1.

8.3                     Formanden har det overordnede ansvar for at lede Jurafonden i overensstemmelse med Jurafondens vedtægter og forretningsorden.

8.4                     Formanden udarbejder et udkast til bestyrelsens beretning, som skal forelægges og godkendes af bestyrelsen på det sidste bestyrelsesmøde inden Jurafondens ordinære generalforsamling. Beretningen fremlægges af formanden på Jurafondens ordinære generalforsamling.

8.5                     Formanden leder Jurafondens generalforsamling og sørger for en tilfredsstillende afholdelse heraf. Det er herunder formandens opgave at sende dagsordenen for Jurafondens ordinære generalforsamling til formanden for Juridisk Diskussionsklub i så god tid, at dagsordenen fremgår af Juridisk Diskussionsklubs indkaldelse til ordinær generalforsamling.

8.6                     Kassereren udarbejder Jurafondens årsregnskab i overensstemmelse med bestemmelserne i pkt. 9.

8.7                     Kassereren har ansvaret for Jurafondens daglige økonomiske forhold.

9. Regnskab og revision

9.1                     Bestyrelsen påser, at bogføringen og regnskabsaflæggelsen foregår på en måde, der er forsvarlig og tilfredsstillende.

9.2                     Kassereren udarbejder et udkast til Jurafondens årsregnskab, som skal forelægges og godkendes af bestyrelsen på det sidste bestyrelsesmøde inden Jurafondens ordinære generalforsamling.

9.3                     Såfremt et bestyrelsesmedlem er uenig i årsregnskabet, eller har indvendinger mod, at årsregnskabet godkendes, skal uenigheden/indvendingerne fyldestgørende og konkret begrundet fremgå af bestyrelsesmødereferatet.

9.4                     Kassereren fremlægger årsregnskabet på Jurafondens ordinære generalforsamling

10. Tiltrædelse af forretningsordenen

10.1                 Ethvert bestyrelsesmedlem tiltræder denne forretningsorden og tilkendegiver derved, at vedkommende har sat sig ind i dens bestemmelser og er enig heri.

10.2                 Nye bestyrelsesmedlemmer tiltræder forretningsordenen senest på det førstkommende bestyrelsesmøde efter disses indvælgelse i bestyrelsen.

11. Ændring af forretningsordenen

11.1                 Ændring af forretningsordenen kan vedtages med almindelig majoritet på et bestyrelsesmøde.

 

–ooOoo—

Denne forretningsorden er godkendt af bestyrelsen på bestyrelsesmøde den 6. marts 2018:

 

Anders Lytzhøft-Olsen (kasserer)

Victor Rützou

Adrian Fritze Simonsen

Simon Nygaard Lyngdorf

Simon Holmelund Lange

Emil Spurr Madsen (formand)

Thit Sønderriis